Dicas para aumentar a produtividade nas reuniões de negócios

Um dos maiores desafios dentro de uma empresa é atingir uma boa relação entre o tempo empregado na realização de determinada tarefa e o retorno em dinheiro, melhorias e avanços. As reuniões de negócios são um grande sabotador desse processo. Você já esteve por horas em uma reunião e saiu dela sem que absolutamente nada fosse concluído ou esclarecido? Acontece com muita frequência, mas tem algumas coisas que podem ser feitas para aproveitar melhor o tempo da reunião e fazer com que esses encontros tenham impactos positivos nos negócios e não comprometam a produtividade dos participantes.

Defina e compartilhe com antecedência os motivos da reunião

Um erro comum que muitas empresas cometem é marcar reuniões sem motivos. Com reuniões semanais já agendadas, tudo fica no piloto automático e os encontros acabam sendo usados para conversas improdutivas. Antes de marcar uma reunião, pergunte-se: por que vamos nos reunir? Qual a finalidade? Quais os objetivos? Geralmente as reuniões têm que estar vinculadas à troca necessária de informações, coordenação de projetos, cronogramas e atribuições, novos procedimentos ou operações, planejamento de metas e definição de objetivos ou estratégias, resolução de problemas ou reflexão sobre as oportunidades, decisão das prioridades e apresentação de resultados. Também podem ser uma reunião mais informal de socialização com a equipe ou comemoração de performance. O importante é ter um objetivo previamente definido e claro para todos de antemão.

Convoque os participantes essenciais

Certifique-se de que as pessoas-chaves estejam presentes na reunião para que não seja perda de tempo. É importante também que cada uma delas saiba previamente, além do assunto, qual o seu papel no encontro, como apresentar um relatório da área, por exemplo. Assim, ela pode previamente preparar o material e levantar os dados que precisam ser compartilhados.

Agende o local com antecedência

Confirme também se há disponibilidade na sala de reunião que pretende usar e faça o agendamento com antecedência. Verifique se há espaço suficiente para os participantes e materiais que precisam ser utilizados, como projetor e telefone para o call.

Crie uma pauta

Vá ao encontro com uma pauta previamente estabelecida, anote os tópicos que precisam ser abordados por ordem de prioridade e estime o tempo que será necessário para realizar cada tarefa.

Seja breve

Seja direto e objetivo na introdução do assunto. É importante ser flexível, mas conduza o encontro de modo que os participantes não saiam muito do tema e não percam tempo em conversas improdutivas e que pouco contribuem para o assunto em questão.

Faça pequenas pausas quando necessário

Se for realmente necessário que a reunião seja longa para discutir um assunto importante, é fundamental dar um tempo para que os participantes possam ir ao banheiro, tomar uma água e se alongar.

E você? Tem uma dica infalível para otimizar o tempo das reuniões na sua empresa? Compartilhe com a gente!

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